手間も予算も増やさないDX現場発想で事務作業3割削減を実現

● 迫りくる「法対応」

リステムネットワークは、埼玉県、群馬県、栃木県を中心に産業廃棄物処理、リサイクルを行っており、2022年には環境省の定めた環境マネジメントシステム“エコアクション２１”の認証を取得している。同社ではマニフェストをはじめ、請求、支払、行政への報告など、帳票類はほぼ紙ベースであり、その集計や保管、問い合わせ時の帳票検索に時間が掛かっていた。また消費者からの回収依頼や問い合わせも多く、その度に生活ごみは扱っていないことを丁寧に説明している。 そしてインボイスが始まり、電子帳簿保存法の義務化が翌年に迫った2023年、同社は銀行の仲介でマネーフォワード社のシステムを導入。これにより、インボイス制度に対応するとともに、事務負担の増加を防いだ。さらに同システムの資金管理機能によって、キャッシュフローが可視化。同社専務取締役佐川開人さんは、「それまで月次で集計して確認していた資金の流れが日々見えるようになり安心感が生まれた」という。

さらに、決済代行のクラウドサービスを導入したことにより、与信管理が可能になった。これまでは、売掛金を集計しなければ与信状況を把握できなかったため、日次での与信管理運用は難しかった。しかし、決済代行サービスを利用することで、売掛金が与信設定額を超過した時点ですぐに把握できるようになり、その後は現金精算の連絡を行うだけで済むようになった。

請求業務も、サービス導入前は、集計ミスや請求漏れのリスクが常にあった。何より未入金が発生したときの得意先への督促は気の重い仕事だった。現在は紙の帳票をＰＤＦ化して保存するだけで、集計・請求・入金をクラウドサービス事業者が行ってくれる。この決済代行サービスとマネーフォワードによって、電子帳簿保存法にも対応することができた。
また、同社は経理業務を代行会社に委託しているが、電子帳簿保存法対応後は、電子保存された帳票類を逐次共有できるようになり、会計処理に関する代行会社からの問い合わせは、格段に減った。以前は、問い合わせがあるたび、該当帳票を探すことになり、対応に時間を要していた。

● デジタル化の結果

こうして、デジタル化によってインボイスにも電子帳簿保存法にも対応した同社だが、そのことで事務作業が増えたわけではない。むしろ同社代表取締役佐川典広さんは、「一連のデジタル化によって、事務作業量は以前の３割程度軽減された」と語る。

さらに、マネーフォワード等の活用により、会社のお金の流れが銀行とも共有されたことで、「こちらから何も言わなくても銀行から貸し出しの申し入れを受けることもある」とのこと。

一連のデジタル化について佐川社長は

「自前でシステムを用意することはできないが、クラウド型サービスであれば大金を使わずにシステムが使えるから助かる」と語る。

● AI活用でさらなる効率化へ

インボイス、電子帳簿保存法に対応した同社だが、一般消費者からの問い合わせ対応という課題は残っている。「不要になった家電を捨てたい」、「引っ越すので、家財道具丸ごと捨てたい」
そんな問い合わせのたびに、当社は産業廃棄物を取り扱う事業者であり、一般家庭のゴミには対応できないことを説明して、時間を費やす。

問い合わせ一つ一つは大きな負荷ではないが、積み重なることで確実に事務負担になっている。同社はこれらの対応をチャットボットで行う予定だ。同社の関係会社であるSolveWaveではAI技術の導入支援を行っており、同社代表取締役の田邉友斗さんは、「お年寄りにも使いやすいよう、簡単な設問の選択式にし、いくつか答えてもらうことで、回答にたどり着ける仕組みにしている」という。実装するまでそれほど時間は掛からないとのこと。さらに、営業時間外の顧客対応もチャットボットで対応することを考えているという。リステムネットワークはSolveWaveと連携してデジタル化の総仕上げを行い、さらなる効率化経営に向けて新たな挑戦に突き進んでいる。

※サムネイル写真のドライバーは佐川社長のご息女。若い女性が産業廃棄物回収の現場で活躍している実例を示すために掲載。